Kebijakan Pusat Bantuan & Masukan

1. Tujuan dan cakupan

Pusat Bantuan & Masukan digunakan oleh murid dan guru yang telah masuk ke LMS NPS untuk melaporkan kendala, meminta bantuan, menyampaikan kritik, atau memberikan saran. FAQ dan dokumen kebijakan dapat dibaca tanpa masuk.

Pusat bantuan bukan kanal keadaan darurat dan tidak menggantikan komunikasi langsung dengan orang tua/wali, guru, pimpinan sekolah, atau layanan darurat ketika keselamatan seseorang terancam.

2. Informasi yang diproses

Sistem menyimpan identitas akun pengirim, role pengguna, alamat email akun, kategori, judul, isi percakapan, status, petugas yang menangani, dan waktu aktivitas. Jejak audit hanya mencatat peristiwa operasional dan tidak menyalin isi laporan.

3. Akses, penggunaan, dan kerahasiaan

• Pengirim hanya dapat melihat tiket yang dibuat melalui akunnya sendiri.
• Admin NPS yang berwenang dapat membaca dan menangani tiket.
• Guru tidak otomatis dapat membaca tiket murid.
• Informasi dapat diteruskan secara terbatas kepada pihak internal yang perlu menindaklanjuti, khususnya untuk pembelajaran, privasi, atau keselamatan anak.
• NPS dapat memakai data tiket yang telah diringkas atau dianonimkan untuk memperbaiki layanan.

Walaupun akses dibatasi, pengguna tidak boleh menganggap tiket sebagai ruang penyimpanan rahasia mutlak. NPS dapat melakukan eskalasi ketika diperlukan untuk melindungi pengguna, memenuhi kewajiban hukum, atau menjaga keamanan sistem.

4. Masa penyimpanan

Tiket biasa ditargetkan untuk disimpan sampai 12 bulan setelah ditutup, kemudian dapat dihapus atau dianonimkan melalui proses pemeliharaan data. Informasi dapat disimpan lebih lama bila masih diperlukan untuk sengketa, kewajiban hukum, keamanan, perlindungan anak, atau tindak lanjut yang belum selesai.

Penutupan tiket tidak langsung menghapus percakapan. Hal ini diperlukan agar tindak lanjut tetap dapat diperiksa dan pengguna tidak harus mengulang laporan yang sama.

5. Keselamatan dan perlindungan anak

Laporan mengenai perundungan, kekerasan, eksploitasi, ancaman, atau risiko keselamatan akan diprioritaskan dan dapat diteruskan kepada penanggung jawab yang ditunjuk. NPS akan membatasi akses pada pihak yang memerlukan informasi untuk mengambil tindakan.

Jika ada bahaya langsung, jangan menunggu balasan tiket. Segera hubungi orang tua/wali, guru atau pimpinan sekolah yang tepercaya, dan layanan darurat setempat sesuai keadaan.

6. Hak dan tanggung jawab pengguna

Pengguna dapat meminta koreksi informasi identitas yang tidak akurat dan menanyakan cara data tiket digunakan. Permintaan penghapusan akan dinilai berdasarkan status penanganan, kebutuhan pencatatan, perlindungan anak, serta ketentuan yang berlaku.

Pengguna bertanggung jawab menjaga keamanan akunnya, menyampaikan informasi yang benar, tidak menyamar sebagai orang lain, dan tidak membuka data pribadi pihak lain tanpa alasan yang sah.